Wie Sie die Nachbestellpunkte für Ihren WooCommerce-Shop berechnen (und aufhören, bei Nachbestellungen zu raten)

Die meisten WooCommerce-Shopbetreiber verwalten ihre Lagerbestände mit einer einzigen Kennzahl: einem Mindestbestand, der einmalig festgelegt und nie wieder angepasst wird. Das funktioniert gut, solange es funktioniert – bis ein Bestseller im umsatzstärksten Monat zwei Wochen lang ausverkauft ist oder das Lager mit Ladenhütern voll ist, die eigentlich nie nachbestellt werden sollten. Das Problem liegt nicht an der Bestandsverwaltungssoftware. Es liegt daran, dass die meisten Shops die notwendigen Berechnungen nie durchführen. wann und wie viel um überhaupt erst einmal neu bestellen zu müssen.

Hier finden Sie die tatsächliche Mathematik hinter Bestellpunkten und Sicherheitsbeständen, mit realen Zahlen, damit Sie nicht länger raten müssen.

Die drei Zahlen, die Sie wirklich brauchen

Bevor Sie einen sinnvollen Bestellpunkt für eine beliebige Artikelnummer festlegen können, benötigen Sie drei Eingaben:

• Durchschnittlicher Tagesumsatz (Absatzgeschwindigkeit): Die Anzahl der verkauften Einheiten pro Tag, gemittelt über einen repräsentativen Zeitraum der letzten Zeit – in der Regel die letzten 30 oder 60 Tage, wobei einmalige Spitzenwerte wie z. B. ein Blitzverkauf ausgeschlossen sind.
• Lieferzeit: Die Anzahl der Tage zwischen der Bestellung beim Lieferanten und der Verfügbarkeit der Ware zum Verkauf, einschließlich der Zeit für Wareneingang und Qualitätskontrolle.
• Nachfrage- und Lieferzeitvariabilität: wie stark Ihre Umsätze und die Lieferzeiten Ihrer Lieferanten tatsächlich von Woche zu Woche schwanken.

Die meisten Shops führen die erste Kennzahl in ihren WooCommerce-Berichten auf. Fast keiner erfasst die dritte – und genau diese Kennzahl entscheidet darüber, ob Sie ausverkauft sind oder auf ungenutztem Kapital sitzen bleiben.

Die Bestellpunktformel

Die Grundformel ist einfach:

Bestellpunkt = (Durchschnittlicher Tagesumsatz × Lieferzeit in Tagen) + Sicherheitsbestand

Angenommen, eine Artikelnummer verkauft sich durchschnittlich 8 Mal pro Tag und Ihr Lieferant benötigt 12 Tage für die Lieferung einer neuen Charge. Ihr Bedarf während der Lieferzeit beträgt 8 × 12 = 96 Einheiten. Das ist der Lagerbestand, den Sie verbrauchen, während Sie auf die nächste Lieferung warten – noch bevor Sie einen Puffer einplanen. Wenn Sie genau 96 Einheiten nachbestellen und auch nur geringfügige Probleme auftreten, ist Ihr Lagerbestand erschöpft, bevor die neue Ware eintrifft.

Sicherheitsbestand richtig berechnen

Der Sicherheitsbestand dient als Puffer, um die Schwankungen aufzufangen, die die Basisformel ignoriert. Es gibt zwei gängige Berechnungsmethoden:

Die einfache Max-basierte Methode

Sicherheitsbestand = (Maximaler Tagesumsatz × Maximale Lieferzeit) − (Durchschnittlicher Tagesumsatz × Durchschnittliche Lieferzeit)

Um beim vorherigen Beispiel zu bleiben: Bei einem maximalen Tagesabsatz von 14 Einheiten und einer maximalen Lieferzeit von 16 Tagen ergibt sich ein Bedarf von 14 × 16 = 224 Einheiten. Davon zieht man die durchschnittliche Nachfrage während der Lieferzeit von 96 Einheiten ab, beträgt der Sicherheitsbestand 128 Einheiten. Der Bestellpunkt liegt somit bei 96 + 128 = 224 Einheiten. Diese Methode lässt sich anhand der Bestellhistorie leicht berechnen und eignet sich gut für Geschäfte, die keine Statistikkenntnisse benötigen.

Die statistische Methode

Bei Artikeln mit hohem Volumen ergibt eine auf Standardabweichungen basierende Formel einen engeren, weniger verschwenderischen Puffer:

Sicherheitsbestand = Z-Wert × √(Lieferzeit) × Standardabweichung des Tagesumsatzes

Ein Z-Score von 1.65 entspricht einem Servicegrad von ca. 95 % (Sie werden bei etwa jedem 20. Nachbestellungszyklus einen Lieferengpass haben); ein Wert von 2.33 entspricht ca. 99 %. Bei einer Standardabweichung des Tagesumsatzes von 3 Einheiten und einer Lieferzeit von 12 Tagen ergibt sich folgender Sicherheitsbestand: 1.65 × √12 × 3 ≈ 17 Einheiten. Dieser Sicherheitsbestand ist deutlich geringer als der mit der Maximalwertmethode ermittelte, was insbesondere dann von Bedeutung ist, wenn Sie diese Berechnung auf Hunderte von Artikeln anwenden und vermeiden möchten, dass Kapital in überschüssigen Lagerbeständen gebunden ist.

Wo WooCommerce-Shops diesen Fehler üblicherweise machen

• Ein Schwellenwert für jedes Produkt. Die Festlegung einer einheitlichen Nachbestellregel von „20 Einheiten“ für den gesamten Katalog ignoriert, dass eine Artikelnummer, die 15 Einheiten pro Tag verkauft, einen völlig anderen Puffer benötigt als eine, die nur 1 Einheit pro Woche verkauft.
• Saisonalität ignorieren. Ein auf Basis der Oktober-Verkaufsdaten berechneter Bestellpunkt führt bei einem Produkt, dessen Absatz sich im Dezember verdreifacht, zu einer deutlichen Unterbestellmenge. Die Lieferzeit sollte daher saisonal neu berechnet werden, um Schwankungen im Jahresverlauf zu berücksichtigen.
• Die Lieferzeit des Lieferanten wird als fix betrachtet. Lieferzeiten verlängern sich, insbesondere bei ausländischen Lieferanten. Wenn Sie Ihre tatsächliche durchschnittliche und maximale Lieferzeit (nicht die vom Lieferanten angegebene) noch nie gemessen haben, ist Ihr Sicherheitsbestand nichts weiter als eine Schätzung, die als Formel getarnt ist.
• Statische Tabellenkalkulationen. Eine Tabelle mit einmalig vor sechs Monaten berechneten Bestellpunkten ist schlimmer als gar keine Formel – sie erzeugt ein falsches Vertrauen, während sich die zugrunde liegende Absatzgeschwindigkeit bereits verändert hat.

Einrichtung in WooCommerce

Die integrierten Bestandseinstellungen von WooCommerce ermöglichen es Ihnen, unter Produktdaten → Bestand einen Mindestbestand pro Produkt festzulegen, der eine E-Mail-Benachrichtigung auslöst. Für einen kleinen Katalog ist das ein guter Ausgangspunkt, allerdings ist die Vorgehensweise manuell: Sie berechnen jeden Mindestbestand selbst, und die Berechnung erfolgt nicht automatisch bei Änderungen der Verkaufszahlen.

Bei Katalogen mit mehr als einigen Dutzend Artikeln ist die manuelle Neuberechnung der Bestellpunkte jeden Monat nicht praktikabel. Hier erweisen sich automatisierte Systeme als tatsächlich nützlich und nicht nur als Spielerei – beispielsweise ein Tool wie CommerceBird Sie können die Verkaufsgeschwindigkeit pro Artikelnummer kontinuierlich verfolgen, Bestellpunkte und Sicherheitsbestände bei Nachfrageänderungen neu berechnen und Bestellungen automatisch kennzeichnen oder sogar entwerfen, anstatt dass Sie die Berechnungen alle paar Wochen in einer Tabellenkalkulation erneut durchführen müssen.

Ob Sie den Prozess automatisieren oder nicht, die zugrunde liegende Vorgehensweise bleibt dieselbe: Nachbestellpunkte müssen SKU-spezifisch sein und regelmäßig überprüft werden, nicht einmal festgelegt und dann vergessen werden.

Eine praktische Wochenroutine

Wenn Sie dies manuell durchführen, sorgt eine ABC-Klassifizierung für eine überschaubare Arbeitsbelastung:

• A-Artikel (Etwa die umsatzstärksten 20 % der Artikel): Überprüfen Sie wöchentlich die Nachbestellpunkte. Bei diesen Produkten wirkt sich ein Lieferengpass besonders negativ aus.
• B-Ware (die nächsten 30%): monatlich überprüfen.
• C-Artikel (der lange Schwanz): Vierteljährlich überprüfen oder einen breiten, konservativen Puffer setzen und weitermachen.

Verfolgen Sie parallel dazu eine weitere Kennzahl: Ihre Rückstands- oder Fehlbestandsquote bei A-Artikeln. Steigt diese, ist Ihr Sicherheitsbestand zu gering oder Ihre Lieferzeitprognosen sind veraltet. Berechnen Sie neu, bevor Sie unüberlegt zusätzliche Lagerbestände aufstocken, denn das Aufstocken jedes Artikels führt lediglich zu einem Liquiditätsproblem statt zu einem Fehlbestandsproblem.

Der Imbiss

Der Bestellpunkt ist keine Schätzung, sondern ergibt sich aus dem durchschnittlichen Tagesumsatz multipliziert mit der Lieferzeit plus einem Sicherheitszuschlag, der die tatsächlichen Schwankungen zwischen Ihrer Nachfrage und den Lieferzeiten Ihrer Lieferanten berücksichtigt. Berechnen Sie ihn zunächst präzise für Ihre Bestseller und überprüfen Sie ihn regelmäßig. So vermeiden Sie Fehlbestände bei Ihren Top-Produkten und binden kein Kapital in Ladenhütern, die Sie vorsichtshalber zu viel bestellt haben.